Personal account
En
Ru

Корпоративная карта: плюсы и минусы

23 September 2021, 12:18
Корпоративная карта: плюсы и минусы

Корпоративная карта – один из наиболее полезных банковских продуктов для бизнеса, потому как её использование позволяет обойти пресловутую бюрократию в виде заполнения бумажек для бухгалтера и ношение чековой книжки. Также не нужно переживать за наличность: для большинства операций снимать деньги не потребуется. Ниже расскажем о том, кто и как может получить корпоративную карту, в чём её преимущества и недостатки, а также как корпоративная карта может облегчить жизнь бизнесу.  

Что такое корпоративная карта?  

По сути, это обычная банковская карта с одной лишь разницей – она привязана к расчётному счёту организации напрямую или через отдельный счёт, расходы которого направлены на корпоративные закупки. Карта позволяет совершать покупки без заполнения ведомостей и расходных ордеров, хотя чеки всё же рекомендуется сохранять, а за снятые наличные – отчитаться «по старинке». Для личных целей использовать корпоративную карту организации не получится: все траты должны быть учтены в бухгалтерской документации.  

Корпоративных карт (ещё её называют «бизнес-картами») у компании может быть несколько. Карты можно привязать к категории закупок (бензин, канцелярия, расходные материалы для бизнеса), или сделать именной, но в любом случае, карта должна быть закреплена за конкретным сотрудником или сотрудниками. Открыть карту можно в любом банке с такой услугой, никакие государственные органы об открытии карты оповещать не нужно: банк сам уведомит налоговую службу. Для получения бизнес-карты нужно лишь заполнить заявление и предоставить необходимые документы – перечень документов у каждого банка свой. Также на карту можно установить лимит трат или снятия наличных, иногда лимит устанавливается банком.  

Карты могут быть кредитными или валютными: выбор корпоративных карт для бизнеса широк, поэтому если ваш сотрудник выезжает в зарубежную командировку, можно здорово сэкономить финансовую волокиту при помощи валютной карты. Бизнес-карту может завести как юридическое лицо, так и ИП, но условия для них будут несколько различаться.  

Корпоративная карта для ИП и юрлиц: в чём разница?  

ИП тоже может использовать корпоративные карты: в данном случае карта привязана к расчётному счёту ИП. Свободы у обладателя такой карты больше, чем у юридических лиц: поскольку счёт ИП принадлежит физическому лицу, владелец карты вправе направлять средства на личные нужды. Но для всех учитываемых бухгалтерией расходов следует сохранять документы, причём будьте внимательны: если расходы на первый взгляд не связаны с деятельностью ИП, у налоговой могут появиться вопросы.  

Корпоративная карта не является обязательной для ИП, как и учёт трат по ней. Если ИП применяет УСН «Доходы», то расходы для налоговой не будут представлять интереса. А вот в случае налогообложения по системе «Доходы минус расходы» и ОСН учтённые расходы могут снизить уплачиваемый налог, но для этого придётся подтвердить, что расходы были осуществлены в рамках деятельности ИП. Однако, если использовать корпоративную карту для снятия наличных с расчётного счёта и не совершать иных операций, карту заблокируют согласно 115-ФЗ. Во избежание блокировок банки нередко выдают для ИП личную карту при открытии счёта – лучше проводить операции, не относящие к деятельности ИП через неё.  

Юридические лица, в отличие от ИП, не могут распоряжаться корпоративной картой в личных нуждах: все расходы подотчётны и требуют документального подтверждения. Также корпоративную карту нельзя использовать для выплаты заработной платы или социальный пособий. Если были сняты лишние наличные, то их следует обязательно вернуть на расчётный счёт через бухгалтерию.  

Плюсы и минусы корпоративной карты  

Бизнес-карты имеют ряд преимуществ и недостатков, их мы перечислим ниже. Отметим, что посещение банка для открытия корпоративной карты необязательно, многие банки предлагают оформить карту онлайн и предоставляют цифровые карты – для этого нужно лишь иметь интернет-банк и расчётный счёт. Банки предлагают разнообразные тарифы и вариации выпуска карт, поэтому перед открытием стоит ознакомиться хотя бы с пятью предложениями банков – например, если ваша деятельность связана с транспортной сферой, будет выгодно открыть карту с кэшбеком на покупки АЗС.  

Плюсы корпоративной карты:

  • Отсутствие бумажной волокиты при совершении покупок – для отчётности достаточно сохранить физический или виртуальный чек (но товарные чеки и накладные сохранять всё же рекомендуется);
  • Упрощённый контроль за расходами сотрудников – можно установить лимиты по картам или установить категории расходов; ·       Можно совершать покупки через интернет напрямую, без личного обращения в банк и перевода по реквизитам;
  • Проще обращаться с валютой: карта может быть мультивалютной или с опцией внутрибанковского обмена валют;
  • Если сотрудник находится в другом регионе или стране, пополнить его баланс не составит труда;
  • Карта может быть кредитной, а это значит, что при недостатке средств можно воспользоваться деньгами банка, не теряя ценное время;
  • Многие банки предлагают бонусы своим клиентам: это могут быть программы кэшбека, скидки на определённые категории товаров, специальные условия;
  • Безналичный платёж позволяет тратить более 100 000 рублей на товар, что лимитировано в наличном расчёте.  

Минусы корпоративной карты:

  • При регулярном снятии наличных возможно пристальное внимание налоговых органов;
  • Все расходы, особенно заграничные, всё же лучше подтверждать документально: виртуальные чеки могут затеряться;
  • Если налоговая посчитает какую-то строку расхода недостаточно оправданной, то есть риск нарваться на штраф или пеню;
  • ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН должны внимательно следить за категорией трат и исключить все расходы, которые могут быть интерпретированы проверяющими органами как личные.  

Таким образом, корпоративная карта – удобный платёжный инструмент для бизнеса, позволяющий сократить количество подотчётных документов и позволяющий в свободном режиме осуществлять закупки через интернет. Корпоративная карта для малого бизнеса также сэкономит время и нервы, главное – следить за категориями трат или использовать корпоративную карту только для предпринимательских нужд. Более того, использование бизнес-карты позволяет не только упростить работу с расчётным счётом, но и при помощи интернет-банков следить за структурой доходов и расходов, что позволяет всегда держать руку «на пульсе». Не забывайте, что условия и предложения банков различаются между собой, поэтому перед тем, как открывать расчётный счёт и привязывать к нему карту, изучите максимум предложений рынка – это позволит подобрать наиболее выгодный продукт.